Qué es un ERP y cómo puede ayudar a una empresa - Juan Carlos Abaunza
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Qué es un ERP y cómo puede ayudar a una empresa

Explicamos, de forma sencilla y didáctica, qué es un software de Enterprise Resources Planning (ERP) y sus principales ventajas para las empresas.

Uno de los términos más usados en el sector tecnológico B2B (es decir, del mercado corporativo o con fines empresariales, no de consumo) es el ERP, siglas que corresponden a Enterprise Resource Planning, un tipo de software de gestión corporativa que lleva años implantándose en las grandes compañías de medio mundo y que, poco a poco, está aterrizando también en las medianas empresas.

Aunque normalmente nos refiramos al ERP como una solución en sí misma, es más apropiado considerar a este tipo de herramientas como un conjunto de soluciones que, integradas, permiten a cualquier trabajador o directivo acceder a una visión global de todos los procesos que afectan a la empresa.

Así pues, los ERP unen los distintos módulos y programas que antaño estaban divididos y separados en silos para que interactúen entre sí y faciliten una mayor eficiencia a la hora de gestionar recursos, mejorar la operativa diaria o manejar el capital humano o financiero.

Cómo funciona un ERP

Como decíamos anteriormente, una solución ERP puede ser considerada como un software de gestión integrada que combina diferentes módulos de funcionamiento (que pueden estar dentro del propio aplicativo ERP o de forma externa, pero siempre conectados al ERP) que almacenan toda la información en una misma base de datos, proveyendo así de una información completa, de 360 grados, a los distintos grupos de trabajo de la compañía.

En ese sentido, las soluciones de Enterprise Resource Planning suelen comprender a programas de gestión contable, recursos humanos, ventas, compras, manejo de proveedores y gestión interna, pero también de gestión logística, de planificación de la producción o, incluso, de gestión de la relación con los clientes (CRM).

Al tener toda la información concentrada en una única base de datos, es posible crear nuevos aplicativos de negocio sobre ella, de forma sencilla, de modo que el ERP permite a las empresas adaptarse a nuevas necesidades de información y de flujos de datos que puedan surgir en un futuro. Por si fuera poco, además de la visión que proporciona el propio ERP, a éste se le puede añadir también módulos de Business Intelligence o Business Analytics, de modo que podamos analizar con mayor detalle toda esa información y realizar previsiones más certeras sobre las necesidades que tendremos en la cadena de producción, de proveedores, clientes, etc.

Principales ventajas de un ERP

Las ventajas de implantar un ERP en la compañía son numerosas, aunque siempre depende del grado de desarrollo TIC de cada empresa y su cultura corporativa a la hora de digitalizar sus procesos, así como de su campo de actividad. Sin embargo, entre los beneficios que cualquier organización puede extraer del ERP se encuentran:

  • Obtener una visión global, actualizada y unificada de todos los procesos operativos, financieros, de producción y de logística de la empresa, lo que permitirá una mejor toma de decisiones.
  • La integración de datos de diferentes áreas, como la de ventas y la de producción, permitirá una mayor eficiencia, ya que todos los equipos involucrados podrán conocer en todo momento las necesidades de la compañía y actuar en consecuencia.
  • Aumento de la productividad gracias a la mejora de los flujos de información, previsión y analítica.
  • Reducción de los errores humanos en la comunicación dentro de la empresa y de previsión ante picos de trabajo o en la gestión del stock. Y es que, gracias al ERP, en el momento que un trabajador añada un elemento al sistema, el resto de empleados a los que pueda afectar de alguna forma recibirán una notificación y podrán adecuar sus pedidos a proveedores, sus procesos comerciales o su gestión con los clientes a la situación real de la empresa.
  • Mayor seguridad al integrar toda la información de la compañía en un único sistema, en lugar de en distintos programas que pueden estar, o no, desactualizados o presentar fallos de seguridad. En este caso, las soluciones ERP suelen presentar un grado de seguridad muy alto, junto a un soporte técnico 24×7 que garantiza la integridad de todos los datos confidenciales que salvaguarda.
  • Coherencia de la información: En muchos casos, al apostar por soluciones disgregadas, los datos con los que opera cada equipo son distintos, lo cual puede dar lugar a problemas de índole comercial y de producción, pero también regulatorios, al no cuadrar la información alojada en cada uno de estos programas. Ello obliga a un equipo humano a revisar manualmente todos los datos hasta detectar los errores, algo que se evita al usar un ERP que unifica todos los flujos de información.
  • Menores costes a la hora de implementar un nuevo módulo de información. Al contar con una completa base de datos que incluye todos y cada uno de los parámetros de la compañía, es muy sencillo desarrollar cualquier nuevo aplicativo que sea necesario para extraer nuevo valor de la información de la empresa.

Ante esta lista de beneficios, cabe preguntarse la razón por la que no todas las compañías del planeta han implementado ya un ERP en su seno. En ese sentido, hay dos grandes barreras que impiden la total adopción de este tipo de software dentro de las empresas: su coste y los problemas de cultura organizativa. En el caso del primer inconveniente, el ERP no es un software económico y su coste total depende mucho del tamaño de la empresa, los módulos que se quieran añadir, el tipo de soporte deseado, el tipo de migración que sea necesario llevar a cabo desde los programas anteriores, etc. Ello provoca que, especialmente en el caso de pequeñas y medianas empresas, su adopción esté muy condicionada al precio y a las posibilidades económicas de cada caso concreto.

A su vez, las barreras culturales son especialmente relevantes a la hora de adoptar una solución ERP. No en vano, muchas organizaciones ya han invertido mucho tiempo y dinero en formar a sus empleados a trabajar con determinados programas de nicho, con lo que volver a emprender el mismo camino para que comiencen a utilizar el ERP puede hacerse muy cuesta arriba. Asimismo, en algunos campos concretos, hay soluciones de software específico que son más eficientes para determinados empleados, con lo que éstos pueden rechazar el uso de un ERP donde ese nivel de personalización debe ser realizado a medida, en numerosas ocasiones sobre la marcha y requiriendo la implicación de los propios usuarios finales.

¿Cuáles son los mayores proveedores de ERP?

A la hora de referirnos al software ERP hay un gran nombre que salta rápidamente a la palestra: SAP. La compañía germana es, sin duda, la gran referencia de este mercado. Las herramientas de SAP, que combinan no sólo el ERP puro y duro, sino que también han ido incorporando capacidades de Business Intelligence con el paso del tiempo, son de las más usadas en grandes compañías de todo el mundo, tanto públicas como privadas.

Por detrás quedan otros proveedores de ERP muy importantes a escala internacional, como Oracle (que produce soluciones de ERP desde 1987), Microsoft, que con Dynamics ofrece un ERP asequible para pymes, Sage o Infor. También existen otros muchos proveedores de este tipo de software que, aunque ofrecen el proceso completo de gestión de recursos empresariales, están centrados más en alguna parcela concreta, como PeopleSoft (muy orientado a la gestión de recursos humanos, ahora propiedad de Oracle) o Intacct, focalizado en la pata financiera del conjunto.

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